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Comment FSE a gagné 30h/semaine grâce à son portail de gestion des opérations.


Le défi


FSE propose des formations et accompagne les entreprises dans les domaines liés à l’environnement, la sûreté, la santé et la sécurité au travail. En 2021, cette agence de formation disposait des objectifs suivants :

  • Diminuer considérablement la lourdeur administrative des dossiers de formation

  • Développer sa clientèle directe

  • Se positionner sur des appels d’offres

  • Améliorer sa marge globale

  • Obtenir de nouvelles certifications

Cependant, l’équipe FSE faisait face aux problématiques suivantes :

  • Une organisation administrative très rudimentaire et limitante

  • La présence de tâches répétitives, chronophages et sans valeur ajoutée

  • Un accès et un traitement de l’information complexes, notamment pour dresser les bilans annuels et ponctuels

FSE souhaitait se faire accompagner pour régler ces problématiques et mettre en place un logiciel permettant de proposer un portail en ligne et automatiser l’ensemble de ses processus opérationnels, administratifs et supports.

Cette solution vise à servir quatre types d’utilisateurs qui auront accès avec des rôles et des fonctionnalités différentes. Ces 4 groupes sont :

  • 35 collaborateurs FSE

  • 100+ formateurs

  • 17 organismes de formation (sous-traitance)

  • 300+ clients


Nos réalisations


L'enjeu majeur de ce projet était de concevoir et développer une solution visant à remplacer l’ensemble des documents de travail actuels (tableurs Excel…) et l’ensemble des processus papier.

Pour cela, nous avons commencé par une phase de cadrage du projet afin de définir les différents modules du portail en ligne. Cette phase de design nous a permis de retenir les meilleures solutions pour ce projet : l'outil Stacker pour gérer l'interface utilisateur, Airtable pour stocker la donnée et Zapier pour automatiser les workflows.


La phase de développement a duré 30 jours et a permis de mettre au point une première version du portail de gestion des opérations. Cette approche a permis de tester très rapidement les premières fonctionnalités, avoir le retour des utilisateurs et pouvoir construire les prochaines itérations.


Enfin, une fois le portail terminé, nous avons organisé des sessions de formation auprès des équipes pour les accompagner dans la prise en main de leur nouvelle solution. Chaque utilisateur repart avec son guide personnalisé et notre équipe reste disponible pour répondre à toutes leurs questions.


Les résultats


Suite à l'implémentation de la solution, FSE a pu constater les bénéfices suivants :

  • Charge de travail et confort au quotidien des collaborateurs

  • 30h/semaine économisées dans la suppression des tâches chronophages

  • Croissance du business notamment en clientèle directe

  • Amélioration nette de la marge

  • Absorption d'une charge business plus importante

  • Obtention de nouvelles certifications

  • Excellence opérationnelle

  • Amélioration notoriété générale



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